Om du fakturerar i ett fakturaprogram så lägger du in ditt företags grunduppgifter i fakturamallen.
Men - du behöver inte använda ett fakturaprogram - du kan skapa din egen fakturamall
som du använder när du fakturerar dina kunder.

  • Fakturadatum
    Detta är alltså det datum då du skrev fakturan - inte det datum då du utförde tjänsten.

  • Fakturanummer
    Det här ska vara ett unikt löpnummer. Du kan börja med vilket nummer som helst.
    Visserligen finns det en speciell glädjekänsla i att utfärda faktura nr 1
    men det kanske inte är så smart om inte kunden redan vet att han/hon är din första kund.
    Om du har flera olika verksamheter eller produktsortiment så kan du lägga upp olika nummerserier om du vill.
    Exempelvis att din tjänst har fakturanummer 101, 102, 103 osv och din produkt har 501, 502, 503 osv.
    Om du inte arbetar i ett dataprogram så kan det här sättet underlätta för dig när du vill göra statistik,
    snabbt se vad som säljer bäst, vad som ger mest pengar in etc.
    När du kommer till företagets årsskifte kan du välja att fortsätta nummerserien eller börja på en ny.
    En del väljer att ha året i den nya nummerserien (201701, 201702 osv).
    Viktigt: Det får inte vara något hopp i nummerserien.
    Om det visar sig att du skrivit/räknat fel i en faktura som är registrerad och/eller bokförd
    så kan du inte bara kasta den. Endera ska den krediteras (dvs du utfärdar en kreditfaktura)
    eller makuleras - men den måste sparas.


  • Ditt momsregistreringsnummer
    När du registrerade dig för moms fick du ett momsregistreringsnummer från Skatteverket.
    Det är baserat på ditt personnummer om du har en enskild firma
    eller firmans organisationsnummer om du har en annan företagsform.
    Det inleds med den svenska landskoden SE och avslutas med 01.
    Inga bindestreck eller mellanrum ska finnas vilket innebär att ditt momsregistreringsnummer består av 14 tecken:
    SE111111111101.
    Om du ska fakturera utlandet så skriver du att detta är ditt VAT-nummer

  • Ditt firmanamn och adress
    Du bör ju även ta med dina övriga kontaktuppgifter som telefonnummer, epostadress, hemsideadress
    så kunden enkelt kan kontakta dig om något är fel med fakturan och givetvis för merköp

  • Köparens namn och adress
    Det är viktigt att dessa uppgifter stämmer,
    inte minst om köparen ska ta upp fakturan i sitt företag.

  • Varans eller tjänstens omfattning
    Vad är det du har sålt/begär betalt för?
    Var gärna så specifik som möjligt så det inte finns några tvivel om vad
    det är kunden betalar för.
    Antal? Hur många stycken, eller timmar, mil etc

  • Datum då varorna såldes eller tjänsterna utfördes
    Om du fakturera en tjänst du utfört vid flera olika tillfällen
    så räcker det med att ange tidsperioden, mellan 1-15 januari 2017 etc

  • Priset på tjänsten/produkten innan moms (kallas beskattningsunderlaget hos SKM)
    Här anger du ditt timpris/produktpris före moms.
    Om du ger kunden rabatt så blir det exempelvis:
    Tjänst XXX 10 timmar á 250 kronor/tim = 2500 kronor, avgår 10% rabatt - 250 kronor = 2.250 kronor

  • Momssats (kallas även skattesats hos SKM)
    Momssatsen skall anges i procent (25, 12, 6 eller 0)
    för alla enheter på fakturan.

  • Momsbeloppet (kallas mervärdesskattebelopp hos SKM)
    Här anger du det totala momsbeloppet.
    Du behöver allts inte ange det per enhet/produkt.

Detta var vad som måste finnas med på fakturan
men sedan finns det några saker till som du ska ha med:

  • Kredittid
    Här anger du hur lång tid kunden har på sig att betala fakturan.
    Till företag är det vanligast med 30 dagar och till privatperson 10 dagar
    men du kan ange vad som helst.
    Normalt så avtalar man om kredittiden i samband med beställning/köp
    eller informerar om kredittiden via sin hemsida etc.
    Om du gjort det så har kunden accepterat dina regler i samband med köpet.
    Om du inte informerat innan så kan kunden höra av sig när han/hon fått fakturan och begära annan kredittid.
    Det är då upp till dig hur du vill göra men eftersom du inte utlovat något
    eller avtalat något innan köp så är det du som bestämmer.
    Du kan även ange att fakturabetalning skall ske omgående
    men tänk då på att det tar någon dag innan kunden får fakturan
    om du skickar den via post och det tar även någon dag eller några dagar
    innan betalningen landat hos dig beroende vilken betalmetod som används

  • Sista förfallodag
    För att tydliggöra kredittiden så är det även bra om du anger sista förfallodag.
    Kredittiden börjar löpa när du utfärdar fakturan (ditt fakturadatum)
    trots att kunden inte hunnit få den ännu.

  • Dröjsmålsränta
    För att du ska ha rättighet att ta ut dröjsmålsränta vid försenad betalning
    måste du (enligt räntelagen) informera om att du kommer att ta ut dröjsmålsränta.
    Enligt samma bestämmelse får du ta ut dröjsmålsränta tidigast 30 dagar efter att du har informerat.
    Det finns dock undantag vad det gäller informationsskyldigheten:
    Om förfallodagen är bestämd i förväg (dvs via avtal, information)
    eller om dröjsmålsräntan avser en fordran mellan företag eller mellan företag och myndighet/offentliga verksamheter.

  • F-skattsedel
    Tidigare skickades en ny F-skattsedel ut efter varje årsskifte men det är borttaget.
    Av den anledningen har man även slutat ange att "Företaget innehar F-skattsedel" som man gjorde tidigare.
    Däremot brukar man ange "Företaget är godkänt för F-skatt"

  • Betalningssätt
    Även om det inte är lagstadgat så är det givetvis en fördel om du även anger dina kontouppgifter
    (bankkonto, bankgiro, swishnummer, paypal eller liknande) dit betalningen skall ske...

Det kan ju kännas övermäktigt att hålla reda på och skriva allt det som ska vara med på en faktura
om man bara ska sälja en enkel produkt eller tjänst.
Det kan vara att jag säljer en bok eller en timmes rådgivning/behandling etc.
Du kan då utfärda en "Förenklad faktura" eller ett kvitto som vi oftast säger.

Om fakturans/kvittots totalbelopp inte överstiger 4000 kronor inkl moms
så kan du använda reglerna för förenklad faktura.
Det som måste finnas med är då följande:

  • Datum då kvittot utfärdades

  • Ditt namn och organisationsnummer

  • Vilka varor du sålt eller tjänster du utfört

  • Momsbeloppet kunden ska betala eller uppgifter som gör det möjligt
    att beräkna momsen (dvs 25% moms, 12% moms, 6% moms etc)

Eftersom detta är ett kvitto så används det oftast när kunden betalar kontant eller via ex.vis swish på plats.

Kredittider har jag redan nämnt under Vad ska en faktura innehålla
men jag vill ändå belysa det lite extra.

Med kredittid menas hur många dagar det är mellan fakturatillfället (när du skriver fakturan)
till det slutgiltiga betalningstillfället (när fakturan ska vara betald.)
De flesta företag använder 30 dagar, framför allt mellan företag,
men det finns ingen lag som säger att det ska vara så.
Det innebär att om ni inte har avtalat någon kredittid innan köpet
så är det du som säljare som bestämmer kredittiden.
Däremot så kan motparten hävda att det tillhör god sed med 30 dagar
och att det därför är ett tyst avtal mellan er - och i det läget är det du som avgör hur du ska ställa dig till detta.

Är kunden viktig eller kan det bli så att kunden ger dig negativ publicitet så kanske det är värt att bita i det sura äpplet
- men det är du som avgör.

Kontentan av detta är ju att det bästa är om det är uppenbart för kunden vad som gäller innan köp
- för då är det detta som gäller.

När du säljer till privatpersoner är det vanligast med 10 dagars kredit
eller att betalning skall ske omgående (dvs inom den tid det tar för kunden att få fakturan,
omgående betala samt (beroende på betalmetod) för pengarna att komma till ditt konto.

Se upp när du gör affärer med företag (ju större desto mer) eftersom en hel del företag satt i system
att aldrig betala innan första, andra eller tredje påminnelsen inkommit!
Dagen efter förfallodagen ska du se till att skicka ut betalningspåminnelse!

Faktureringsavgift är en avgift du tar ut när köparen vill ha en faktura.

För att du ska kunna ta ut faktureringsavgift måste det finnas ett avtal med kunden kring detta.
Ni ingår avtal endera via ett skriftligt avtal i samband med offert, beställning etc.
eller genom att du klart och tydligt anger detta på din hemsida, i den information etc.

Praxis är dock att:

  • om kunden ges möjlighet att betala direkt, dvs kontant, med kort eller via swish,
    och inte vill göra detta utan vill ha en faktura så informerar du om att då tillkommer en
    fakturaavgift vilket kunden då har att acceptera eller ta valet att ändå betala här och nu.

  • om kunden inte ges möjlighet att betala kontant/direkt eftersom du enbart erbjuder betalning mot faktura
    så ska inte kunden behöva betala en faktureringsavgift eftersom han/hon inte hade något annat val.

Om du tar ut faktureringsavgift så är det moms på den om det var moms på varan/tjänsten du sålde.

Om du lagt på faktureringsavgift utan att det var avtalat innan och kunden betalar den så kan inte kunden hävda
vid nästa faktura att han/hon inte ska betala faktureringsavgift. I och med att kunden en gång har betalat den så har han/hon
accepterat dina villkor vad gäller avgiften.
Det kunden då kan göra är att skriva till dig och meddela att han/hon inte längre accepterar avgiften
så får du ta ställning utifrån detta.

Faktureringsavgiften brukar ligga mellan 30-50 kronor/faktura

När din kredittid gått ut och kunden inte har betalat är det dags att skicka påminnelse.
Om du avtalat om 10 dagars kredit så skickar du påminnelse dag 11
med påminnelseavgift och dröjsmålsränta.
Om du inte avtalat innan om 10 dagar kan du ändå skicka påminnelse dag 11
med påminnelseavgift men då utan dröjsmålsränta - den inträder i så fall inte förrän dag 31.

Normal påminnelseavgift är 60 kronor samt att du ger kunden 10 dagars tidsfrist till.
Om du måste skicka en påminnelse till så lägger du på påminnelseavgiften igen osv

Om du ändå inte får betalt är det upp till dig att avgöra hur du ska göra.
Ge kunden påminnelse 2 eller gå vidare i processen.
De flesta företag har påminnelse 1,2,3,inkasso,kronofogen
- men det finns ingen lag på att det är så det ska vara.
Om du vill göra fortsatta affärer med kunden (trots allt)
så bör du informera kunden om vad som händer härnäst.

Hur du skriver

Skriv gärna din första påminnelse på ett trevligt, överseende och
smått humoristiskt sätt (det kan ju faktiskt vara posten som inte gått fram).
Exempelvis: "Alla har vi dagar när allt ramlar över en och då är det så lätt
att missa en faktura som dimper ner.
Skickar därför en liten påminnelse och hoppas att du vill lägga denna som Prio 1 för betalning.
Ha en härlig dag!"
Nu behöver du inte kopiera denna rakt av utan skriv i en ton som känns rätt och bra för dig
- men utgå ifrån att det är ett misstag/missförstånd och ge kunden en möjlighet att göra rätt för sig med humöret på topp.

Vid nästa påminnelse blir du mer formell:
"Vi har skickat påminnelse till er/dig på den fakrua som förföll till betalning XXXXXX
men inte erhålligt någon betalning.
Om betalning ej erläggs ser vi oss nödskadade att vidtaga andra åtgärder i ärendet".
Du är fortfarande vänlig men påpekar att det är allvar nu.

Och sedan kommer vi till nummer tre:
"Trots att vi skickat påminnelser och även påtalat att vi går vidare i detta ärende har ingen betalning inkommit.
I det fall betalning ej inkommit senast XXXXXX kommer ärendet att överlämnas till Kronofogen för indrivning".

Dröjsmålsränta

Den dröjsmålsränta du tar ut (och även anger på fakturan) är
referensräntan + 8% vilket i inledningen av 2019 uppgår till 7,5% då referensräntan ligger på -0,5%

Om kunden inte betalar trots dina påminnelser är det dags att gå vidare med ärendet.
Uppenbarligen bryr sig inte kunden om dina påminnelser och påpekanden så det är hög tid
att någon annan får ta i med hårdhandskarna.

Du kan välja mellan att lämna ärendet till ett inkassobolag eller gå vidare direkt till kronofogen.
Vad du än väljer så kommer det att medföra kostnader för dig vilket innebär att du bör ställa dig frågan
om det är värt att gå vidare eller om du ska bita i det sura äpplet, ta förlusten och skriva av fordran.
En liten fordran kan bli dyrare att driva in än vad den eventuellt kan ge i pengar in.

Chansen att få betalt ökar när du lämnar vidare din fordran till inkasso eller indrivning.
Dina kostnader för inkasso och indrivning läggs ju dessutom på kundens skuld,
så om han/hon betalar så har dina utlägg för detta ersatts.

Kostnaderna för att ta hjälp varierar mellan olika inkassoföretag så jämför priser och villkor
innan du anlitar inkassoföretagens tjänster.
Titta då speciellt på anslutningsavgifter och årsavgifter (de övriga kostnaderna får ju din kund stå för)
eftersom det blir du som får stå för dessa.

Inkasso är egentligen bara en form av ytterligare påminnelser, om än starkare än din,
med hot om att ärendet lämnas vidare till Kronofogden med indrivning och betalningsanmärkningar som följd.

Kronofogden

För egen del har jag aldrig anlitat ett inkassoföretag utan gått direkt via Kronofogden.
Många privatpersoner vet att inkasso ger ytterligare en respit men de vill inte hamna hos Kronofogden.
Om du i din sista påminnelse trycker på att fordran kommer omgående att överlämnas till kronofogden
så kan du spara såväl tid som pengar.
Alla som vill ha betalt kan ansöka om betalningsföreläggande hos kronofogden mot en föreläggandeavgift.
Om den som ska betala inte protesterar resulterar ansökningen i en betalningsanmärkning.
Efter betalningsanmärkningen kan du även låta kronofogden driva in skulden genom utmätning mot en utmätningsavgift.
Avgifterna betalar du i förskott, för att sedan få tillbaka dem när kunden betalat sin skuld.

Jag hoppas givetvis att dina kunder betalar i tid men om så inte sker är det viktigt att du är på alerten omgående!

Lycka till med din fakturering och dina kommande affärer!

faktura  fakturering  förenklad faktura  kvitto  kredittid  faktureringsavgift  inkasso  kronofogden  fakturanummer  
Gärd Fors
Bokkonsult, företagsrådgivare, företagare, utbildare